Vystavenie faktúry
Vystavovanie je dostupné od plánu Standard a vyžaduje aktívny Peppol. Faktúru vystavíš v troch krokoch: odberateľ, položky, kontrola a odoslanie.
Kroky
Otvor Vystaviť faktúru.
- Krok 1 - odberateľ
zadaj DIČ/IČO. Ak firmu nájdeme v registri, údaje sa predvyplnia. Zistíme aj, či má odberateľ elektronickú schránku (Peppol).
- Krok 2 - položky
položky pridávaš do prehľadnej tabuľky (popis, množstvo, jednotka, cena za jednotku, DPH, suma za riadok) tlačidlom Pridať položku. Súčty (medzisúčet, DPH, suma na úhradu) vidíš po celý čas vedľa položiek (na mobile v spodnej lište). Nepovinné veci sú v zbalených blokoch pod položkami - Ďalšie údaje (číslo faktúry, dátumy, splatnosť, účet/IBAN, číslo objednávky odberateľa a referencia odberateľa - ak ich odberateľ od teba žiada, uveď ich tu; idú do e-faktúry, na PDF aj do detailu dokladu a pri opakovanej faktúre sa zopakujú), Zľava a záloha (zľava na celú faktúru, odpočet zálohy) a Prílohy - každý rozbalíš kliknutím, keď ho potrebuješ. Ak niečo chýba, hore sa ukáže zhrnutie chýb - kliknutím na položku appka skočí priamo na pole (a rozbalí blok, v ktorom je). Rozrobenú faktúru vieš kedykoľvek uložiť cez Uložiť koncept. Ak ťa appka upozorní, že vo firme chýba adresa, IBAN alebo kontakt, klikni na odkaz Doplň … v Nastaveniach - rozpracovaná faktúra sa odloží. Po uložení údajov sa v Nastaveniach ukáže pás Hotovo, späť na vystavenie faktúry, ktorý ťa vráti k faktúre s vyplnenými údajmi aj s nahratými prílohami.
- Krok 3 - kontrola
skontroluj náhľad a súčty. Appka spustí kontrolu formátu (Peppol/EN16931).
Podľa odberateľa buď Odoslať faktúru (elektronicky cez Peppol), alebo Vystaviť a stiahnuť PDF (ak odberateľ nemá schránku). Voliteľne si stiahni Náhľad PDF ešte pred odoslaním.
Po vystavení PDF faktúry je na obrazovke Faktúra je vystavená blok Poslať e-mailom - e-mail odberateľa je predvyplnený z adresára (inak ho doplň). Faktúru mu pošleme ako PDF v prílohe, odpoveď odberateľa príde na tvoj e-mail a v Aktivite pribudne záznam „Odoslané ako PDF – e-mailom". PDF si môžeš aj stiahnuť a poslať po svojom.
Číslo faktúry sa prideľuje automaticky. Za správnosť údajov (ceny, sadzby DPH, odberateľ) zodpovedá vystavovateľ.
K faktúre môžeš priložiť podporné doklady (napr. výkaz hodín, dodací list): najviac 5 MB na jeden súbor a 7 MB na celú faktúru. Časť odberateľov dostáva e-faktúry „poslednou míľou" e-mailom a poštové servery väčšie správy nemusia doručiť - preto pri väčších prílohách zváž, či ich radšej neposlať odberateľovi samostatne. Samotná faktúra (PDF) dorazí vždy.
Rôzne sadzby a režimy na jednej faktúre
Pri type Bežná faktúra s DPH si pri každej položke vyberieš v stĺpci DPH sadzbu (23 %, 19 %, 5 %) alebo režim bez DPH len pre túto položku:
- Prechodné položky (obaly, daň z ubytovania, poplatky za odberateľa) - suma, ktorú len prepúšťaš za odberateľa; nie je súčasťou základu dane (ide ako oslobodená s kódom VATEX-EU-79-C, Finančná správa to na faktúre s DPH povoľuje). V súčtoch v kroku 2, v náhľade aj v rekapitulácii DPH na PDF ju uvidíš ako samostatný riadok Prechodná položka (mimo základu DPH) - nie ako „DPH 0 %“. Rovnako v detaile vystavenej aj prijatej faktúry. Na PDF má položka v stĺpci DPH % „mimo“, Základ dane je bez nej a pod ním je samostatný riadok Prechodné položky (mimo základu); zákonná poznámka hovorí, že nie sú súčasťou základu dane (nie „Dodanie je oslobodené od dane“). Sumy faktúry sa tým nemenia.
- Oslobodené § 28 až § 42 - oslobodené plnenie s paragrafom po položke.
- Prenesenie daňovej povinnosti (§ 69 ods. 12), Dodanie do EÚ (§ 43), Vývoz mimo EÚ (§ 47).
Na PDF je rekapitulácia DPH po skupinách a zákonná poznámka pre každý režim, ktorý je na faktúre. Pravidlá siete Peppol:
- Mimo predmetu DPH sa s ničím iným kombinovať nedá - na položky ako obaly alebo daň z ubytovania použi Prechodné položky.
- Prenesenie a dodanie do EÚ potrebujú IČ DPH odberateľa (doplníš ho v Kroku 1 alebo 2).
- Pri prenesení daňovej povinnosti skontrolujeme v zozname Finančnej správy, ako je odberateľ registrovaný k DPH. Ak je registrovaný len podľa § 7 alebo § 7a (má IČ DPH, ale nie je platiteľ podľa § 4), uvidíš upozornenie - prenesenie sa naňho spravidla nevzťahuje. Faktúru ti nezablokujeme, over si to.
- Na jednej faktúre môže byť len jeden dôvod oslobodenia - položky s iným paragrafom vystav na samostatnej faktúre.
- Zľava na celú faktúru ide len pri jednej sadzbe alebo jednom režime.
Keď zmeníš typ faktúry hore („Aká je to faktúra?"), režimy položiek sa vrátia na sadzbu podľa typu.
Čo keď…
- „Faktúru s DPH môže vystaviť len platiteľ DPH"
v profile firmy nemáš IČ DPH, preto sú voľby Bežná faktúra s DPH, Prenesenie daňovej povinnosti a Oslobodené od dane nedostupné a faktúra ide ako Nie som platiteľ DPH. Ak si platiteľ, klikni na doplň IČ DPH v Nastaveniach → Firma - rozpracovaná faktúra sa odloží a po uložení sa k nej vrátiš.
- „Sadzba 0 % pri bežnej faktúre s DPH nejde"
pri bežnej faktúre s DPH sú sadzby 23 %, 19 % a 5 %. Položka s 0 % by bola pre Peppol chybná (sieť by faktúru odmietla). Plnenie bez DPH vystav ako typ Oslobodené od dane alebo Prenesenie daňovej povinnosti.
- „Elektronická faktúra vzniká odoslaním, dátum vystavenia musí byť dnešný"
e-faktúra cez Peppol vzniká v momente, keď ju odovzdáš poštárovi, preto má dátum vystavenia vždy dnešný deň. Ak otvoríš starší koncept alebo ti formulár ostal otvorený cez polnoc, appka dátum vystavenia posunie na dnes sama (a splatnosť o rovnaký počet dní) a povie ti to v náhľade. Dátum dodania sa nemení. Faktúra ako PDF (odberateľ nie je v Peppol) môže mať aj starší dátum vystavenia, nie však budúci.
- „Faktúru treba vyhotoviť do 15 dní od dodania"
dodanie je staršie ako 15 dní pred vystavením (§ 73 zákona o DPH). Je to len upozornenie, faktúru vystavíš.
- „Faktúru treba upraviť"
vystavenie odmietla kontrola údajov (napr. chýbajúce IČ DPH). Opakovanie bez úpravy nepomôže - klikni Upraviť faktúru a oprav údaj podľa hlášky.
- „Odberateľ je platiteľ DPH (SK…), na faktúre chýba jeho IČ DPH, doplniť?"
Register firiem pozná IČ DPH odberateľa, ale na faktúre nie je vyplnené. IČ DPH odberateľa je povinná náležitosť faktúry platiteľovi (§ 74 zákona o DPH). Klikni Doplniť. Upozornenie vystavenie neblokuje. Uložený odberateľ si IČ DPH pamätá pre ďalšie faktúry.
- „Toto Peppol odmietne - pred odoslaním treba opraviť"
kontrola formátu našla chybu; oprav podľa hlášky a technického detailu, potom odošli.
- „Upozornenia - odoslať sa dá, ale skontroluj"
nálezy neblokujú odoslanie, len ich skontroluj.
- „Vystavovanie je zatiaľ nedostupné"
vystavenie zablokoval billing (403). Podľa dôvodu: „Na vystavovanie potrebuješ aktívny balík." (vybrať balík), „Tvoj balík neumožňuje vystavovanie - prejdi na vyšší balík." (Basic je receive-only), alebo „Platba za predplatné zlyhala. Aktualizuj platobnú metódu." (billing_degraded).
- „Faktúra sa nedoručila"
v detaile faktúry vidíš príčinu a čo spraviť:
- „Firma X nie je v sieti Peppol – doklad mu pošli ako PDF"
odberateľ nemá elektronickú schránku; opakovanie nepomôže. Klikni Poslať ako PDF a pošli ho e-mailom.
Chyba v údajoch (napr. sadzba DPH) - doklad je už očíslovaný, opraviť ho môžeš len opravným dokladom (Vystaviť opravný doklad).
- Poštár alebo schránka odberateľa neodpovedá
klikni Skúsiť znova o chvíľu.
Pod hláškou je vždy aj Technický detail od poštára (pôvodná správa) s tlačidlom Kopírovať - ak si nevieš rady, pošli ho podpore.
- „Peppol sieť je dočasne nedostupná"
overenie schránky odberateľa práve nešlo. Nie je to chyba faktúry - klikni Skúsiť znova.
- Záloha vyššia než faktúra
odpočet zálohy nemôže spraviť sumu na úhradu zápornou; appka to nedovolí a upozorní ťa. Zníž odpočet zálohy alebo pridaj položky.
- „Faktúra už bola vystavená"
nájdeš ju v zozname vystavených.