Musím e-faktúry archivovať? Ako dlho a kde?
Áno, e-faktúry musíte uchovávať. Rovnako ako papierové — len dlhšie a v inom formáte. Tu je to najdôležitejšie, čo potrebujete vedieť.
Krátka odpoveď
E-faktúry musíte uchovávať 10 rokov, a to v originálnom digitálnom formáte (XML), z ktorého vychádzajú. Nestačí mať len PDF vytlačené na papieri. PDF môžete mať popri tom, ale nie namiesto.
Ako dlho a v akom formáte
Archívna povinnosť je 10 rokov od vystavenia faktúry. To nie je novinka — rovnakú lehotu poznáme pri bežných daňových dokladoch. Čo je nové, je požiadavka na formát:
- Originálne XML vo formáte Peppol BIS (podľa európskej normy EN 16931) — to je to, čo vám prišlo alebo čo ste odoslali cez Peppol.
- Čitateľná podoba (PDF) — to je to, čo vidíte ako „faktúru" v aplikácii.
- Obe — archivujete oboje, originálne XML je záväzné.
Pri kontrole vám Finančná správa môže kedykoľvek požadovať originálne XML. Ak ho nemáte, porušujete povinnosť uchovávania.
Kde to bezpečne uložiť
Najjednoduchšie riešenie je nechať archiváciu na poskytovateľovi e-faktúry — to je jeden z dôvodov, prečo ju vôbec platíte. Certifikovaný poskytovateľ je zo zákona povinný uchovávať originálne XML po celú dobu 10 rokov, zvyčajne na dvoch nezávislých miestach v EÚ.
Pri výbere poskytovateľa sa preto pýtajte konkrétne: „Kde fyzicky uchovávate originálne XML a na ako dlho?" Ak vám odpovedia „v našom cloude" — pýtajte sa ďalej, kde dátové centrum je a či sú zálohy geograficky oddelené.
Čo ak si chcete archiváciu robiť sami
Ak máte vlastné dátové úložisko, technicky nič nebráni tomu, aby ste si XML sťahovali k sebe. Musíte ale zabezpečiť:
- Integritu súboru — nesmiete XML upravovať, inak prestane byť originálom.
- Čitateľnosť po 10 rokov — XML je textový formát, takže je to jednoduchšie než pri binárnych formátoch. Ale úložisko sa za 10 rokov môže zmeniť, preto je rozumné mať plán na migráciu.
- Bezpečnosť — k faktúram by nemal mať prístup ktokoľvek, a to ani z vášho tímu.
Pre živnostníka a malú firmu je to zbytočná réžia — všetko potrebné by mal robiť poskytovateľ.
Čo sa stane pri strate originálu
Ak stratíte originálne XML a Finančná správa ho od vás bude chcieť, máte problém. Aj PDF kópia nestačí — formát je iný. Sankcie sa líšia prípad od prípadu, ale zbytočne sa vystavujete riziku, ak si nevyberiete poskytovateľa, ktorý archiváciu zabezpečí za vás.
Tento článok je informačný prehľad, nie právne ani daňové poradenstvo. Konkrétne náležitosti archivácie overte u svojho poskytovateľa alebo na Finančnej správe.
Archív patrí k službe
V eUčtárni je 10-ročný archív originálnych XML v cene. Nemusíte nič nastavovať, zálohovať ani kontrolovať.