Čo sa stane s mojimi faktúrami, keď skončím so službou?
Koniec služby ešte nekončí vašu povinnosť uchovávať faktúry. Na čo myslieť a čo si od poskytovateľa vyžiadať, aby ste neporušili zákon.
Povinnosť uchovávať faktúry ostáva
10-ročná archívna povinnosť je vaša, nie poskytovateľa. Ak ukončíte službu a nevyexportujete si dáta, porušujete zákon. Preto je dôležité si pri ukončení stiahnuť kompletný archív a uložiť si ho na vlastnom bezpečnom mieste.
Čo by mal poskytovateľ vydať
Seriózny poskytovateľ pri ukončení služby vydá:
- Originálne XML všetkých vašich faktúr (prijatých aj odoslaných).
- Čitateľné verzie — PDF alebo rovnocenné formáty.
- Index/zoznam, aby ste vedeli, čo všetko máte a čo nie.
- Prípadne export pre účtovníčku (CSV, ZIP).
Ak poskytovateľ nechce dáta vydať, je to problém — a mali by ste to riešiť ešte pred podpisom služby.
V akom formáte by mal byť export
Ideálne formáty
XML (originálne, EN 16931 / Peppol BIS) — povinné pre archiváciu. PDF — čitateľné pre bežné použitie. ZIP — všetko v jednom balíku, jednoduché uloženie.
Na čo sa pýtať
Formát, v akom vám dáta dajú. Či je to kompletné (aj XML, aj PDF). Či si môžete stiahnuť všetko naraz alebo po jednom. Či tam je aj indexácia a história zmien.
Na čo si dať pozor
Najčastejšie problémy pri ukončení služby:
- Poskytovateľ nechce vydať dáta alebo to podmieňuje zaplatením dodatočných poplatkov.
- Dáta dostanete, ale v nečitateľnom formáte.
- Export je nekompletný — chýbajú staršie faktúry alebo dobropisy.
- Poskytovateľ zmaže vaše dáta skôr, než si ich stiahnete.
Pred podpisom zmluvy si vopred overte, ako poskytovateľ rieši ukončenie služby. Ak to nie je jasné, pýtajte sa.
Kde si export uložiť
Najlepšie miesto je:
- Vlastné úložisko (cloud, disk, NAS), ku ktorému máte prístup vy aj vaša účtovníčka.
- Verzované a zálohované — nestojte o to, že po 5 rokoch stratíte dáta.
- Bezpečné — chránené heslom, šifrovaním.
Ak máte vlastné účtovníctvo, môžete export nahrať aj priamo tam. Ak nie, stačí mať kópiu niekde na bezpečnom mieste.
Praktická kontrola
Ak vám poskytovateľ vydal dáta, pred ukončením si overte:
- Je počet faktúr v exporte rovnaký ako počet, ktorý ste mali?
- Otvoríte PDF súbor a zobrazí sa normálna faktúra?
- XML súbor sa dá otvoriť aspoň v textovom editore a obsahuje zmysluplné údaje?
- Máte všetko uložené na dvoch rôznych miestach?
Ak niečo nesedí, kontaktujte poskytovateľa ešte pred ukončením.
Tento článok je informatívny. Konkrétne podmienky ukončenia služby závisia od zmluvy s poskytovateľom.
Export bez pýtania
V eUčtárni pri ukončení služby dostanete kompletný archív jedným klikom — originálne XML, všetky PDF a história v čitateľnom formáte. Bez dodatočných poplatkov.