Môžem e-faktúru odmietnuť alebo vrátiť?
Krátka odpoveď: v sieti Peppol sa e-faktúra nedá „vrátiť späť" tak, ako sa to niekedy deje v iných sieťach. Ale spor sa riešiť dá — inak.
Čo znamená „odmietnutie" v praxi
E-faktúra sa vám doručí do schránky — a v tom momente je u vás. Nemáte technickú možnosť poslať ju naspäť cez sieť tak, aby sa faktúra „zrušila". Ale to neznamená, že s ňou musíte niečo robiť. Môžete ju jednoducho neakceptovať — neuhradiť, nezaúčtovať, skomunikovať s odosielateľom.
Čo môžete urobiť, ak nesúhlasíte
V praxi máte štyri cesty — od najľahšej po najťažšiu:
1. Komunikácia
Najjednoduchšia cesta. Zavolajte alebo napíšte odosielateľovi, vysvetlite, v čom je problém. On vám môže stornovať pôvodnú faktúru a poslať opravenú. Alebo môže vydať dobropis.
2. Dobropis
Ak faktúra prišla, ale vy s ňou nesúhlasíte, odosielateľ vám môže vystaviť dobropis. Ten faktúru „ruší" z pohľadu účtovníctva. Viacej: Dobropisy a opravy.
3. Reklamácia
Ak ide o vecný spor (napr. služba nebola dodaná v dohodnutej kvalite), riešte ho cez bežné obchodné vzťahy — reklamácia, zľava, vrátenie peňazí.
4. Právna cesta
Ak sa nedá dohodnúť, je to vec právneho sporu — súd, mimosúdne riešenie sporov. E-faktúra je len doklad, nie rozsudok.
Čo naopak neurobíte
Častá chyba je predstava, že keď e-faktúru „odmietnete", problém je vyriešený. Nie je. Povinnosť uchovávať faktúry sa týka všetkých došlých dokladov — aj tých, s ktorými nesúhlasíte. Ak sa spor dostane na finančnú správu alebo súd, budete potrebovať doklad, že ste faktúru dostali a neuhradili ju.
Ak je faktúra evidentne chybná
Iná situácia je, ak faktúra obsahuje chybu (zlé IČO, chýbajúce údaje, nekorektné DPH). V tom prípade sa odosielateľovi oplatí čo najskôr signalizovať, aby ju opravil alebo stornoval. Vy sám chybu opravovať nemôžete — originál zostáva originálom.
A čo archivácia
Aj keď faktúru neakceptujete, musíte ju archivovať. To je vaša zákonná povinnosť, rovnako ako pri každej inej došlej faktúre. Doba uchovávania je 10 rokov. Dobrá appka vám ju archivuje automaticky, bez ohľadu na to, či ste ju akceptovali alebo nie.
Tento článok je informatívny. Konkrétne právne kroky pri spore o faktúru konzultujte so svojím právnym poradcom. Mechanizmus „odmietnutia" sa v jednotlivých európskych sieťach líši.
Spory sa riešia komunikáciou, nie tlačidlom
Dobrá appka na e-faktúry by vám mala umožniť jednoducho označiť faktúru ako „spornú" a mať prehľad o všetkých neuhradených dokladoch.