Môžem zmeniť poskytovateľa e-faktúry?
Áno, zmeniť poskytovateľa môžete. Nie ste viazaní. Ale treba to naplánovať, aby ste nestratili faktúry a neostali pár dní bez e-fakturácie.
Čo vám zostane rovnaké
Vaše Peppol ID je naviazané na vašu firmu, nie na poskytovateľa. Po zmene by ste mali mať rovnaké Peppol ID a rovnakých odberateľov vám budú naďalej posielať faktúry na rovnaké miesto v sieti.
Čo sa deje so starými faktúrami
Toto je najdôležitejšia otázka. Závisí od toho, ako ste na tom so starým poskytovateľom:
- Väčšina poskytovateľov vám na požiadanie vyexportuje kompletný archív (originálne XML + čitateľné faktúry).
- Ak vám dáta neodovzdajú, máte problém — porušujete si 10-ročnú archívnu povinnosť. Preto je to dobré si vopred overiť.
Pred zmenou si od starého poskytovateľa vyžiadajte kompletný export a overte, či je čitateľný (otvorte si XML aj PDF). Ak je to v poriadku, môžete bez obáv pokračovať.
Ako postupovať pri zmene
1. Vyberte si nového poskytovateľa
Nechajte si od neho potvrdiť, že vás preberie a vaše Peppol ID zostane.
2. Vyexportujte si dáta od starého
Kompletný archív v čitateľnom formáte. Uložte si ho na bezpečné miesto.
3. Ukončite službu u starého
Až keď máte nové riešenie funkčné a dáta exportované. Predčasné ukončenie je zbytočné riziko.
4. Preveďte všetky bežné procesy
Ak niekto odkazuje na vaše staré Peppol ID (napr. odberatelia v adresári), dajte im vedieť, že sa nič nemení — vaše ID zostáva.
Kedy sa to neoplatí
Ak meníte poskytovateľa len preto, že ste našli lacnejšieho, porovnajte si celkové náklady. Export dát, prípadné výpadky pri zmene, čas, ktorý strávite nastavovaním — to všetko niečo stojí. Ak váš aktuálny poskytovateľ funguje, zmena nemusí mať zmysel.
Dobré dôvody na zmenu: cena, funkčnosť, podpora, spoľahlivosť. Zlé dôvody: len preto, že niekto iný má krajší web.
A čo ak sa niečo pokazí
Pri dobre naplánovanej zmene by ste nemali prísť o žiadnu faktúru. Ak sa to predsa len stane (napr. výpadok v prechodnom období), požiadajte odberateľa o opätovné odoslanie, prípadne o zaslanie PDF. Priebežne kontrolujte, či vám faktúry chodia normálne.
Tento článok je informatívny. Konkrétny postup pri zmene poskytovateľa sa môže líšiť — overte si ho u oboch poskytovateľov.
Voľnosť je dôležitá
V eUčtárni vám pri ukončení služby dáme kompletný archív v čitateľnom formáte — bez toho, aby ste oň museli žiadať. Súčasť služby.