Čo vám zostane rovnaké
Vaše Peppol ID je naviazané na vašu firmu, nie na poskytovateľa. Po zmene by ste mali mať rovnaké Peppol ID a rovnakých odberateľov vám budú naďalej posielať faktúry na rovnaké miesto v sieti.
Čo sa deje so starými faktúrami
Toto je najdôležitejšia otázka. Závisí od toho, ako ste na tom so starým poskytovateľom:
- Väčšina poskytovateľov vám na požiadanie vyexportuje kompletný archív (originálne XML + čitateľné faktúry).
- Ak vám dáta neodovzdajú, máte problém, porušujete si 10-ročnú archívnu povinnosť. Preto je to dobré si vopred overiť.
Pred zmenou si od starého poskytovateľa vyžiadajte kompletný export a overte, či je čitateľný (otvorte si XML aj PDF). Ak je to v poriadku, môžete bez obáv pokračovať.
Ako postupovať pri zmene
1. Vyberte si nového poskytovateľa
Nechajte si od neho potvrdiť, že vás preberie a vaše Peppol ID zostane.
2. Vyexportujte si dáta od starého
Kompletný archív v čitateľnom formáte. Uložte si ho na bezpečné miesto.
3. Ukončite službu u starého
Až keď máte nové riešenie funkčné a dáta exportované. Predčasné ukončenie je zbytočné riziko.
4. Preveďte všetky bežné procesy
Ak niekto odkazuje na vaše staré Peppol ID (napr. odberatelia v adresári), dajte im vedieť, že sa nič nemení, vaše ID zostáva.
Kedy sa to neoplatí
Ak meníte poskytovateľa len preto, že ste našli lacnejšieho, porovnajte si celkové náklady. Export dát, prípadné výpadky pri zmene, čas, ktorý strávite nastavovaním, to všetko niečo stojí. Ak váš aktuálny poskytovateľ funguje, zmena nemusí mať zmysel.
Dobré dôvody na zmenu: cena, funkčnosť, podpora, spoľahlivosť. Zlé dôvody: len preto, že niekto iný má krajší web.
A čo ak sa niečo pokazí
Pri dobre naplánovanej zmene by ste nemali prísť o žiadnu faktúru. Ak sa to predsa len stane (napr. výpadok v prechodnom období), požiadajte odberateľa o opätovné odoslanie, prípadne o zaslanie PDF. Priebežne kontrolujte, či vám faktúry chodia normálne.
Tento článok je informatívny. Konkrétny postup pri zmene poskytovateľa sa môže líšiť, overte si ho u oboch poskytovateľov.