Zálohy – výzva na úhradu, daňový doklad a vyúčtovanie

1. Výzva na úhradu zálohy – pošleš odberateľovi, koľko má zaplatiť.
2. Daňový doklad k prijatej platbe – vznikne, keď záloha príde na účet.
3. Vyúčtovacia faktúra – na konci vyfakturuješ celé plnenie a zaplatenú zálohu odpočítaš.

Všetky zálohy nájdeš v Faktúry → + Nový doklad → Záloha (stránka Zálohy).

1. Výzva na úhradu zálohy

Klikni na Nová výzva na zálohu. Otvorí sa rovnaký formulár ako pri faktúre – vyber odberateľa, vyplň položky a splatnosť. V poslednom kroku klikni na Vystaviť výzvu na zálohu. Náhľad ukazuje „Výzva na úhradu zálohy“ s číslom z radu výziev (ZF-…), nie číslo faktúry – výzva nie je daňový doklad, neodchádza cez Peppol, pošleš ju ako PDF e-mailom alebo si ju stiahneš. Preto formulár píše „Výzva pre" a „Aká je to výzva?" a nekontroluje formát faktúry pre Peppol.

• Výzva dostane číslo z vlastného radu ZF-rok-poradie (napríklad ZF-2026-0001) a vlastný variabilný symbol.
• Výzva nie je daňový doklad – neodchádza cez Peppol, nepočíta sa do limitu dokladov, do DPH ani do „Kto mi dlží".
• Pri výzve si stiahneš PDF s QR kódom na platbu a pošleš ho odberateľovi.
• Zálohu vieš vystaviť pri bežnej faktúre s DPH alebo ako neplatiteľ DPH, v eurách.

2. Prijatá platba – daňový doklad

Keď odberateľ zálohu zaplatí, pri výzve klikni na Prijatá platba, zadaj dátum prijatia a sumu (môže byť aj nižšia ako výzva).

• Platiteľ DPH: automaticky vznikne daňový doklad k prijatej platbe (e-faktúra typu 386) s DPH zo zaplatenej sumy. Dátum dodania na ňom je deň prijatia platby. Keď je odberateľ v sieti Peppol, Poslať daňový doklad odberateľovi cez Peppol je zaškrtnuté vopred – odberateľ tak má doklad k zálohe skôr, než mu príde vyúčtovanie s jej odpočtom. Keď v sieti nie je (alebo nemá DIČ), povieme ti to a doklad si stiahneš ako PDF. Doklad je rovno uhradený – v detaile pri ňom vidíš Prijatá záloha, nie „Na úhradu".
• Neplatiteľ DPH: daňový doklad sa nevystavuje, výzva sa len označí ako uhradená.

Neuhradenú výzvu môžeš zrušiť. Uhradenú už nie – ak treba zálohu vrátiť, vystav dobropis k daňovému dokladu.

3. Vyúčtovanie

Pri uhradenej zálohe klikni na Vyúčtovať. Otvorí sa formulár Vyúčtovanie zálohy s odberateľom a položkami z výzvy – uprav ich na celé plnenie (všetky položky v plnej výške). V náhľade uvidíš vetu „Na faktúre sa odpočíta uhradená záloha…" a suma Na úhradu je v náhľade aj po vystavení už znížená o zálohu. Už v kroku s položkami aj v náhľade vidíš v súčtoch riadky Celkom s DPH, Odpočet zálohy (číslo daňového dokladu) so zápornou sumou a Na úhradu. IČ DPH odberateľa sa predvyplní z výzvy alebo z uloženého odberateľa.

• Na faktúre pribudnú riadky Odpočet zálohy – daňový doklad VF-… so zápornou sumou, po sadzbách DPH. DPH zo zálohy sa tak neodvedie druhýkrát.
• Faktúra odkazuje na daňový doklad zálohy a suma na úhradu je už po odpočte.
• Každú zálohu vieš odpočítať len raz.
• Ak je záloha vyššia ako vyúčtovanie, faktúru nevystavíme – rozdiel vráť odberateľovi dobropisom k daňovému dokladu zálohy.

Po vyúčtovaní má výzva stav Vyúčtovaná a odkaz na daňový doklad aj na vyúčtovaciu faktúru.

Pomýlil si sa vo vyúčtovaní? Na detaile faktúry použi Opraviť faktúru - odpočet zálohy sa do novej faktúry prenesie bez zmeny a výzva potom odkazuje na novú faktúru (pozri návod Dobropis, ťarchopis, oprava faktúry).

Keď zálohu platíš ty (dostaneš daňový doklad k platbe)

Keď dodávateľovi zaplatíš zálohu, pošle ti cez Peppol daňový doklad k prijatej platbe. V Prijatých ho uvidíš so stavom Uhradené zálohou – nie je to faktúra na zaplatenie, preto nemá QR kód ani splatnosť a nepočíta sa do Čo mám zaplatiť. V detaile je suma označená Prijatá záloha a namiesto platobných údajov uvidíš „Uhradené zálohou – nič neuhrádzaš“. Upozornenie má nadpis „Daňový doklad k prijatej platbe od …“. Neskôr ti príde vyúčtovacia faktúra, ktorá zálohu odpočíta – tú zaplatíš ako bežnú faktúru.